Dijital Dönüşüm Danışmanlık Firması Nasıl Seçilir? 12 Soru

Dijital dönüşüm danışmanlık firması seçerken sorulacak 12 soru, teklif karşılaştırma tablosu, sözleşmede aranacak maddeler ve uyarı işaretleri.

Yazar: Abdulaziz Akyol · Kurucu ve CEO, CX Teknoloji

Dijital dönüşüm danışmanlık firması seçerken bakılacak üç şey vardır: işi fiilen kimin yapacağı, teslim edilecek çıktının ne olduğu ve önerilen yol haritasının sahada uygulanabilirliğinin nasıl sınanacağı. Bu üç konuyu açığa çıkaran 12 soruyu teklif aşamasında sormak, sunum kalitesine göre seçim yapmanın yol açtığı hataların çoğunu önler.

Danışmanlık hizmeti satın almak, makine ya da yazılım satın almaya benzemez. Satın alınan şey bir ekibin zamanı ve muhakemesidir; teklif aşamasında bunu görmek zordur. Satın alma birimi tekliflerdeki gün sayısını ve birim fiyatı karşılaştırır, yönetim ise en etkileyici sunumu hatırlar. İkisi de seçimin asıl belirleyicisini kaçırabilir. Bu yazıyı hem bir danışmanlık firması olarak tekliflerin nasıl okunduğunu görmüş, hem de müşterilerimizin daha önce çalıştığı firmalardan kalan yarım işleri devralmış biri olarak yazıyorum. Kendi danışmanlık yaklaşımımızı da aşağıdaki soruların ışığında değerlendirmenizi isterim. Danışmanlığın genel kapsamını merak ediyorsanız önce dijital dönüşüm danışmanlığı nedir yazısını okuyabilirsiniz.

Seçime başlamadan önce neye ihtiyacınız olduğunu yazın

Firmaları karşılaştırmadan önce ihtiyacın türünü netleştirmek gerekir. Danışmanlık talepleri kabaca üç gruba ayrılır: mevcut durumu tespit ettirmek (olgunluk değerlendirmesi, sistem envanteri), bir karar için yol haritası ve bütçe çıkarmak (hedef mimari, yatırım önceliği) ve belirli bir projeyi uygulamaya taşımak (pilot, entegrasyon, devreye alma). Bazı firmalar yalnız ilk ikisini yapar, bazıları yalnız üçüncüsünü. Hangisine ihtiyaç duyduğunuzu yazmadan istenen teklifler birbirine benzemez ve karşılaştırılamaz.

Kısa bir ihtiyaç belgesi yeterlidir: çözülmesi beklenen iş sorunu, kapsamdaki tesis ve sistemler, mevcut BT ekibinin kapasitesi, beklenen çıktı ve kabaca takvim. Mevcut durumu bilmiyorsanız ilk adım olarak bir dijital olgunluk değerlendirmesi istemek, sonraki teklifleri çok daha karşılaştırılabilir hâle getirir.

Ekip ve yöntemi anlamak için 12 soru

Aşağıdaki soruları teklif toplantısında ya da yazılı olarak sorun. Cevapların içeriği kadar, cevabın kim tarafından ve ne kadar somut verildiği de bilgi verir.

1. Projede fiilen çalışacak kişiler kimler? Teklif sunumunu yapan kıdemli kişiler proje süresince haftada ne kadar zaman ayıracak?
2. Bizim sektörümüze benzer bir sahada yaptığınız bir çalışmayı, müşteri adı vermeden, adım adım anlatabilir misiniz? Hangi sorunla karşılaştınız ve nasıl çözdünüz?
3. Keşif aşamasında sahaya inecek misiniz? Hangi sistemlerin ekranlarına, hangi kayıtlara bakacaksınız?
4. Teslim edeceğiniz çıktılar tam olarak neler? Örnek bir keşif raporu ya da yol haritası (anonimleştirilmiş) gösterebilir misiniz?
5. Önerdiğiniz yol haritasının uygulanabilirliğini nasıl sınıyorsunuz? Uygulamayı siz mi yapacaksınız, yapmayacaksanız uygulayıcıya devri nasıl olacak?
6. Belirli bir yazılım ya da donanım markasıyla bayilik, ortaklık ya da komisyon ilişkiniz var mı? Varsa önerilerinizi nasıl etkiliyor?
7. Projenin başarısını hangi ölçütle değerlendirmeyi öneriyorsunuz ve başlangıç durumu nasıl ölçülecek?
8. Mevcut ERP, MES, SCADA gibi sistemlerimizi değiştirmeden mi çalışmayı düşünüyorsunuz? Değiştirme öneriyorsanız gerekçesi ne olacak?
9. Verilerimize nasıl erişeceksiniz? Veriler nerede işlenecek, proje bitince ne olacak? Kişisel veri içeren kayıtlar için hangi önlemleri alıyorsunuz?
10. Proje sırasında ortaya çıkan kod, model, doküman ve yapılandırmaların mülkiyeti kimde olacak? Kaynak kod ve dokümantasyon teslim edilecek mi?
11. Proje bitince bizim ekibimize devir nasıl yapılacak? Eğitim, dokümantasyon ve devir sonrası destek planınız ne?
12. Kapsam değiştiğinde ya da bir varsayım yanlış çıktığında nasıl ilerliyoruz? Ek iş nasıl fiyatlanıyor ve onaylanıyor?

İlk iki soru en çok bilgi verendir. Sunumu yapan kıdemli danışmanın projede ayda birkaç saat görüneceği, işin ise sahayı hiç görmemiş genç bir ekibe kalacağı durumlar sık yaşanır. İkinci sorunun cevabında aranan şey referans listesi değil, karşılaşılan somut bir zorluğun ve kararın anlatılmasıdır. Bunu anlatamayan bir ekip, işi muhtemelen yalnız dokümanlar üzerinden tanır.

Teklifleri nasıl karşılaştırmalı?

Gün sayısı ve birim fiyat karşılaştırması, kapsamı farklı tekliflerde yanıltıcıdır. Daha ucuz görünen teklif sahaya inmeyi, entegrasyon keşfini ya da devir eğitimini kapsamıyor olabilir. Teklifleri aynı tabloya koymak farkları görünür kılar:

Tabloyu bir puanlama aracına çevirmek isterseniz, kriter ağırlıklarını teklifleri açmadan önce belirleyin. Ağırlıklar teklifler okunduktan sonra konduğunda, farkında olmadan beğenilen teklifi öne çıkaracak biçimde ayarlanır. Fiyatı ayrı bir zarfta tutup önce teknik değerlendirmeyi tamamlamak da aynı yanlılığı azaltır. Teknik puanı birbirine yakın çıkan iki teklif arasında ise fiyattan önce ekibin sahada geçireceği süreye bakmanızı öneririm.

Uyarı işaretleri: hangi cevaplar sizi durdurmalı?

• Saha görülmeden kesin süre, kesin tasarruf ya da kesin geri dönüş rakamı veriliyor.
• Mevcut sistemlerin hepsinin değiştirilmesi, gerekçe sorulmadan öneriliyor.
• Sektör örnekleri tamamen yurt dışı vaka sunumlarından oluşuyor; Türkiye'deki bir sahada yaşanmış somut bir zorluk anlatılamıyor.
• Veri erişimi, kişisel veri ve saklama sorularına genel ifadelerle cevap veriliyor.
• Kaynak kod, model ya da yapılandırma dosyalarının teslimi konusunda belirsiz kalınıyor.
• Proje sonrası plan, yalnız ücretli destek sözleşmesinden ibaret.

Bu işaretlerden biri tek başına firmayı elemek için yeterli olmayabilir; ama sorunun açıkça sorulup cevabın yazılı alınması gerekir. Yarım kalan projelerde gördüğümüz sorunların önemli bir kısmı teklif aşamasında bu sorulara verilen belirsiz cevaplardan doğar. Bu sebepleri dijital dönüşüm projeleri neden başarısız olur yazısında ayrıca ele aldım.

Referans görüşmesinde neler sorulmalı?

Referans listesi istemek yaygındır, ama referansla yapılan görüşme çoğu zaman “memnun kaldınız mı” sorusuyla sınırlı kalır. Bu soru neredeyse her zaman olumlu cevap alır ve az bilgi verir. Mümkünse benzer ölçekte, benzer sektörde bir şirketin proje sahibiyle konuşun ve şu soruları sorun:

• Projede sahaya en çok kim geldi? Teklifteki ekip ile projede çalışan ekip aynı mıydı?
• Proje sırasında en büyük sürpriz ne oldu ve firma buna nasıl tepki verdi?
• Teslim edilen yol haritasının ya da sistemin ne kadarı bugün hâlâ kullanılıyor?
• Proje bittikten sonra kendi ekibiniz sistemi tek başına yönetebiliyor mu, yoksa hâlâ firmaya mı bağlısınız?
• Bugün aynı işi yeniden yapsanız neyi farklı isterdiniz?

Son iki soru en dürüst cevabı getirir. Referans şirketin hâlâ firmaya bağımlı olduğunu söylemesi, devir planının zayıf kaldığını gösterebilir. Gizlilik nedeniyle referans veremeyen firmalardan ise anonimleştirilmiş bir proje çıktısı görmek istemek makul bir alternatiftir.

Sözleşmeye yazılması gereken maddeler

Danışmanlık sözleşmelerinde iş tanımı kadar şu maddeler de önemlidir: aşama bazında teslim belgeleri ve kabul ölçütleri, projede çalışacak kilit kişilerin değişmesi durumunda onay hakkı, üretilen kod, model ve dokümanların mülkiyeti, verilerin işlenme yeri ve proje sonunda iadesi ya da imhası, gizlilik, ek işlerin onay ve fiyatlama yöntemi, devir sonrası destek süresi ve kapsamı. Kişisel veri işlenecekse veri işleme rolleri ve aktarım koşulları hukuk biriminizle birlikte değerlendirilmelidir. Bu genel bilgidir, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

İlk adımı küçük ve ölçülebilir tutun

Danışmanlık firmasını tanımanın en sağlıklı yolu, büyük ve uzun bir sözleşmeden önce sınırları belli bir ilk iş yapmaktır. Kısa bir keşif çalışması ya da tek bir süreç için hazırlanan yol haritası, ekibin sahada nasıl çalıştığını, nasıl soru sorduğunu ve çıktının kalitesini gösterir. Bu ilk işin sonunda devam edip etmeme kararı her iki taraf için de daha bilgili verilir. Görüntü işleme gibi teknik bir alanda uygulayıcı firma seçiyorsanız, o alana özel kriterleri görüntü işleme firması nasıl seçilir yazısında bulabilirsiniz.

Bizim çalışma modelimiz de bu mantıkla kurulu: teknik keşif ve keşif raporu, mimari ve yol haritası, ölçülebilir hedefi yazılı bir pilot, ardından eğitim ve devir planı. Yol haritasını çizen ekip sistemi sahada kurduğu için, önerdiğimiz her adımın uygulanabilirliğini de üstlenmiş oluyoruz. Bir başlangıç noktası olarak ücretsiz dijital olgunluk ön değerlendirmesi ile ekibimizi ve yöntemimizi taahhüt vermeden tanıyabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Danışmanlık firması seçerken en önemli kriter nedir?

En önemli kriter, işi fiilen yapacak ekibin kim olduğu ve sahayı ne kadar tanıdığıdır. Sunumu yapan kıdemli kişilerin projeye ayıracağı zaman yazılı olarak sorulmalıdır. Somut bir saha deneyimini adım adım anlatabilen ekip, işi yalnız dokümanlardan tanıyan ekipten daha güvenilir bir işarettir.

Danışmanlık firması ile uygulayıcı firma aynı olmalı mı?

Zorunlu değildir, ancak farklı olduklarında devrin nasıl yapılacağı baştan tanımlanmalıdır. Yol haritasını çizen ekip uygulamayı üstlenmediğinde, önerilerin sahada uygulanabilirliği sınanmadan kalabilir. Aynı ekip her iki işi yapıyorsa da önerilerin ürün bağımsızlığı sorgulanmalıdır.

Danışmanlık teklifinde hangi çıktılar yazılı olmalı?

Her aşamanın teslim belgesi, kabul ölçütü ve sorumlusu yazılı olmalıdır. Keşif raporu, yol haritası, pilot hedefi ve devir planı gibi çıktıların içeriği teklifte tarif edilmelidir. “Strateji dokümanı” gibi tek ve genel bir ifade karşılaştırma yapmayı imkânsız kılar.

Proje sırasında üretilen kod ve modellerin sahibi kim olur?

Bu, sözleşmede açıkça yazılmadıkça belirsiz kalır ve sonradan anlaşmazlığa yol açabilir. Kaynak kod, eğitilmiş modeller, yapılandırma dosyaları ve dokümantasyonun teslimi ve kullanım hakları teklif aşamasında konuşulmalıdır. Madde metnini hukuk biriminizle birlikte netleştirmeniz önerilir.

Danışmanlık çalışmasına küçük bir işle başlamak mantıklı mı?

Evet, sınırları belli bir ilk iş firmayı tanımanın en sağlıklı yoludur. Kısa bir keşif ya da tek süreç için yol haritası, ekibin sahada nasıl çalıştığını ve çıktı kalitesini gösterir. Devam kararı bu ilk işin sonucuna göre daha bilgili verilir.